Externe E-Mail-Accounts einbinden

In unserem mailbox.org-Office können Sie E-Mail-Accounts von anderen Providern wie gmx, web.de oder mail.de einbinden. Google hat leider seit Ende April 2022 den Zugriff über das mailbox.org-Office blockiert. Wenn Sie Gmail-Kunde sind, können Sie komplett zu mailbox.org umziehen.

Externe Accounts zu integrieren, hat mehrere Vorteile:

• Sie können die E-Mails der eingebundenen Accounts im Webclient lesen.
• Sie können E-Mails mit der Absendeadresse des eingebundenen Accounts direkt aus dem Webclient versenden.
• Sie haben somit die Möglichkeit, Ihre gesamten E-Mail-Konten zu bündeln und zentral, durch den mailbox.org-Webclient, zu verwalten.
• Mit der Funktion "Unified Mail" können Sie sogar einen gemeinsamen Ordner für mehrere E-Mail-Accounts haben. Z.B. alle Mails in einem gemeinsamen "Posteingang" und in "Gesendete Objekte".

Einstellungen beim externen Provider

Bei manchen Anbietern ist es notwendig Einstellungen vorzunehmen, um eine Einbindung zu ermöglichen – dazu muss der Provider beispielsweise die Protokolle IMAP oder POP3 und SMTP (fürs Versenden von Mails) erlauben.

Bitte konsultieren Sie dazu die Dokumentation oder den Support Ihres Anbieters.

Verschiedene Arten der Einbindung eines externen Postfachs

Sie können externe Postfächer auf drei unterschiedliche Wege einbinden:

Funktion E-Mail-Client

Das mailbox.org-Office fungiert als E-Mail-Client und zeigt die Nachrichten des externen Providers separat an.

Sie haben ein zusätzliches separates Postfach unterhalb des mailbox.org Postfachs.

Sie bekommen das externe Postfach beim Verfassen einer neuen E-Mail im "Von"-Feld zur Auswahl angezeigt, gesendete Nachrichten und der Posteingang werden standardmäßig nur in diesem Postfach angezeigt, nicht oberhalb im mailbox.org Postfach.

Hier können  sowohl externe, als auch mailbox.org Postfächer eingebunden werden, die von mehreren Personen gleichzeitig genutzt werden sollen.
So können Businesskunden hier bequem Teampostfächer wie z.B. "marketing@eigene_domain.de" einbinden.

Für die meisten Anwender ist diese Option die Beste.

Abbildung 1: Hinzufügen eines externen E-Mail-Accounts

Soll ein auf diese Weise hinzugefügtes Postfach entfernt werden, gehen Sie so vor:
"Einstellungen" (1) | "Konten" (2) | "Mülleimer-Icon" (3)

Abbildung 2: Entfernen eines externen E-Mail-Accounts, der als E-Mail-Client eingebunden wurde. Unter "Bearbeiten" kann die Unified Mailbox aktiviert werden, mehr dazu weiter unten.

POP3 Postfach, nur Abruf

Wenn Sie die POP3-Funktion nutzen, werden alle E-Mails beim externen Provider abgerufen und in der Standardeinstellung dort gelöscht. Die E-Mails liegen dann nur noch in Ihrem mailbox.org Postfach. Hier ist auch die Anwendung von Sieve Regeln und der Postfachverschlüsselung möglich.
Ein Versenden mit der Adresse des externen Postfachs ist nicht möglich.
Der Abruf der Mails erfolgt ca. alle 30 Minuten, kann aufgrund von Lastverteilung im Einzelfall auch länger dauern.

Zum Einrichten gehen Sie wie folgt vor:

"Einstellungen" (4) | "mailbox.org" (5) | "Abrufen externer POP3-Mailaccounts" (6) | Eintragen der Zugangsdaten Ihres externen E-Mail-Providers (7)

Abbildung 3: Abrufen eines externen POP3-Mailaccounts und Löschen eines bereits konfigurierten Auftrags

Soll ein auf diese Weise hinzugefügtes Postfach entfernt werden, gehen Sie so vor:

Lokalisieren Sie unter "Bereits konfigurierte Aufträge" das entsprechende Postfach und klicken Sie auf "Löschen". Bereits abgerufene Nachrichten bleiben Ihnen erhalten.

Funktion Mail Relay, vollständige Integration

Sie binden ein externes Postfach über IMAP und SMTP ein. Auf diese Weise bekommen Sie das externe Postfach beim Verfassen einer neuen E-Mail im "Von"-Feld zur Auswahl angezeigt.

Beim Einrichten erhalten Sie eine Bestätigungsmail an das externe Postfach, mit dessen Bestätigung Sie beweisen, dass Sie auch wirklich Zugriff darauf haben. Danach erlauben wir Ihnen mit der Adresse des externen Postfachs über unsere E-Mail-Server zu versenden (Mail Relay).
Ein Empfang von E-Mails der externen Adresse im mailbox.org Postfach ist auf diese Weise nicht möglich. Gesendete E-Mails der externen Adresse landen ausschließlich im mailbox.org "Gesendete Objekte"-Ordner.
Diese Option empfehlen wir nur, wenn Sie nicht vorhaben, an professionelle E-Mail-Provider oder Firmenadressen zu senden.

Zum Einrichten gehen Sie wie folgt vor:

"Einstellungen" (8) | "mailbox.org" (9) | "Alternative Absender" (10) | Eintragen der E-Mail-Adresse Ihres externen E-Mail-Providers "Aktivierungslink zusenden" (11)

_Abbildung 4: Angabe eines alternatives Absenders und Löschen eines bereits angelegten alternativen Absenders
_

Soll ein auf diese Weise hinzugefügtes Postfach entfernt werden, gehen Sie so vor:

Lokalisieren Sie unter "Vorhandene alternative Absender" das entsprechende Postfach und klicken Sie auf "Löschen". Bereits gesendete Nachrichten bleiben Ihnen erhalten.

Beim Mail Relay kommt es regelmäßig zur Ablehnung von E-Mails, die mit der Adresse des externen Postfachs verschickt werden, da Domain der Adresse und der Absendeserver nicht übereinstimmen (DKIM Fehler).
Da mehr und mehr große E-Mail Anbieter diese Angaben auf Plausibilität prüfen, müssen Sie bei dieser Methode mit unzustellbaren Nachrichten rechnen.

Unified Mail

Die Funktion Unified Mail bietet Ihnen folgenden Vorteil: Beim Einbinden mehrerer Postfächer nach der oben beschriebenen Methode "E-Mail-Client" können Sie Gesendete Objekte und den Posteingang aller Postfächer kombinieren. Damit wird es im mailbox.org-Office übersichtlich.

Gehen Sie dazu so vor:

"Einstellungen | Konten | Bearbeiten" siehe Abbildung 2.

Setzen Sie einen Haken bei "Unified Mail für dieses Konto verwenden". Dies ist für jedes externe und Ihr mailbox.org Konto nötig.

Um einheitliche Standardordnernamen zu gewährleisten, können Sie diese unterhalb anpassen.

Klicken Sie zum Abschluss auf "Speichern".

Abbildung 5: Einrichten des Unified Mail - einer gemeinsamen Ordnerstruktur für mehrere eingebundene Postfächer