Externe E-Mail-Accounts einbinden
Externe Mail-Accounts im mailbox Office einbinden
In mailbox Office können Sie externe E-Mail-Accounts von anderen Providern wie GMX, web.de oder mail.de einbinden.
Vorteile der Integration externer Accounts
Die Einbindung externer Accounts bietet Ihnen verschiedene Vorteile:
- Sie können die E-Mails der eingebundenen Accounts direkt im mailbox Webclient lesen.
- Sie können E-Mails mit der Absenderadresse des eingebundenen Accounts direkt aus dem mailbox Webclient versenden.
- Sie können Ihre gesamten E-Mail-Konten gebündelt und zentral über den mailbox Webclient verwalten.
- Mit der Funktion Unified Mail können Sie sogar gemeinsame Ordner für mehrere E-Mail-Accounts nutzen, z. B. einen zentralen Posteingang oder einen gemeinsamen Ordner für gesendete Nachrichten.
Einstellungen beim externen Provider
Bei einigen Anbietern ist es erforderlich, bestimmte Einstellungen für die Einbindung vorzunehmen. Der Provider muss dafür den Zugriff über IMAP oder POP3 sowie SMTP (für das Versenden von E-Mails) erlauben.
Bitte konsultieren Sie dazu die Dokumentation oder den Support Ihres jeweiligen Anbieters.
Verschiedene Arten der Einbindung eines externen Postfachs
Funktion E-Mail-Client
Das mailbox Office fungiert als E-Mail-Client und zeigt die Nachrichten des externen Providers separat an, d.h. Sie haben ein zusätzliches, separates Postfach unterhalb des mailbox-Postfachs.
Beim Verfassen einer neuen E-Mail wird Ihnen die Adresse des externen Postfachs im Feld Von zur Auswahl angezeigt. Gesendete Nachrichten und der Posteingang werden standardmäßig nur in diesem Postfach dargestellt, nicht im übergeordneten mailbox-Postfach.
Sie können sowohl externe als auch mailbox-Postfächer einbinden, die von mehreren Personen gleichzeitig genutzt werden sollen. So können Geschäftskunden beispielsweise Teampostfächer wie marketing@eigene-domain.de bequem einbinden. Für die meisten Nutzer ist diese Option die beste Wahl.
Klicken Sie auf der Schaltfläche Neue E-Mail auf den Pfeil und wählen Sie E-Mail-Konto hinzufügen.
Hinzufügen eines externen E-Mail-Accounts
Externes Postfach entfernen
So entfernen Sie ein externes Postfach:
- Klicken Sie oben rechts auf das Zahnrad-Symbol und klicken Sie auf Alle Einstellungen
- Navigieren Sie in den Einstellungen zu Konten.
- Klicken Sie im Abschnitt Ihre Konten beim gewünschten Postfach auf X (Löschen).
Externen E-Mail-Account entfernen
POP3-Postfach (nur Abruf)
Wenn Sie die POP3-Funktion nutzen, werden alle E-Mails beim externen Provider abgerufen und in der Standardeinstellung dort gelöscht. Die E-Mails liegen anschließend nur noch in Ihrem mailbox-Postfach. Hier ist auch die Anwendung von Sieve-Regeln und die Postfachverschlüsselung möglich.
Ein Versenden mit der Adresse des externen Postfachs ist nicht möglich. Der Abruf der E-Mails erfolgt etwa alle 30 Minuten, kann aufgrund von Lastverteilung im Einzelfall jedoch auch länger dauern.
POP3-Postfach einrichten
So richten Sie ein POP3-Postfach ein:
- Klicken Sie oben rechts auf das Zahnrad-Symbol und klicken Sie auf Alle Einstellungen
- Navigieren Sie in den Einstellungen zu Externe POP3-Konten.
- Geben Sie im Abschnitt Abruf externer POP3-Konten die E-Mail-Adresse Ihres externen Providers ein, z. B.
markus.mustermann@extern.de. - Klicken Sie auf Server-Einstellungen ermitteln.
- Prüfen Sie die ermittelten Server-Einstellungen und nehmen Sie ggf. Änderungen vor.
- Geben Sie Ihr Passwort für das externe Konto ein.
- Klicken Sie auf Hinzufügen.
Weitere Informationen zur Verwendung von mailbox als POP3-Client finden Sie im Artikel E-Mail-Konfiguration.
POP3-Postfach entfernen
So entfernen Sie ein POP3-Postfach:
Lokalisieren Sie unter Bereits konfigurierte Aufträge das entsprechende Postfach und klicken Sie auf X (Löschen). Bereits abgerufene Nachrichten bleiben erhalten.
Mail Relay (vollständige Integration)
Beim Mail Relay binden Sie ein externes Postfach über IMAP und SMTP ein. Dadurch wird Ihnen die Adresse des externen Postfachs beim Verfassen einer neuen E-Mail im Feld Von zur Auswahl angezeigt.
Beim Einrichten erhalten Sie eine Bestätigungsmail an das externe Postfach. Mit deren Bestätigung weisen Sie nach, dass Sie tatsächlich Zugriff auf dieses Postfach haben. Danach können Sie mit der Adresse des externen Postfachs über die mailbox-Server E-Mails versenden (Mail Relay).
Das Empfangen von E-Mails der externen Adresse im mailbox-Postfach ist auf diesem Weg nicht möglich. Gesendete Nachrichten der externen Adresse landen ausschließlich im Ordner Gesendete Objekte des mailbox-Postfachs.
Diese Option wird nur empfohlen, wenn Sie nicht vorhaben, an professionelle E-Mail-Provider oder Firmenadressen zu senden.
Mail Relay einrichten
So richten Sie Mail Relay ein:
- Klicken Sie oben rechts auf das Zahnrad-Symbol und klicken Sie auf Alle Einstellungen
- Navigieren Sie in den Einstellungen zu E-Mail-Adressen.
- Geben Sie im Abschnitt Alternative Absender die E-Mail-Adresse Ihres externen Providers ein, z. B.
markus.mustermann@extern.de.
Alternativen Absender einrichten - Klicken Sie auf Aktivierungslink zusenden. Der Aktivierungslink wird an Ihre externe E-Mail-Adresse geschickt. Er ist 15 Minuten gültig.
- Klicken Sie auf den Aktivierungslink.
Sie können nun Ihre externe E-Mail-Adresse beim Erstellen von E-Mails in mailbox Office als Absender verwenden.
Mail-Relay-Postfach entfernen
So entfernen Sie ein Mail-Relay-Postfach:
- Klicken Sie oben rechts auf das Zahnrad-Symbol und klicken Sie auf Alle Einstellungen
- Navigieren Sie in den Einstellungen zu E-Mail-Adressen.
- Klicken Sie im Abschnitt Alternative Absender unter Vorhandene alternative Absender beim entsprechenden Postfach auf X (Löschen).
Die E-Mail-Adresse wird als alternativer Absender entfernt. Bereits gesendete Nachrichten bleiben erhalten.
Hinweise zu Mail Relay
Beim Mail Relay kann es regelmäßig zur Ablehnung von E-Mails kommen, die mit der Adresse des externen Postfachs verschickt werden. Ursache ist, dass die Domain der Adresse und der Absendeserver nicht übereinstimmen (DKIM-Fehler).
Da immer mehr große E-Mail-Provider diese Angaben auf Plausibilität prüfen, müssen Sie bei dieser Methode mit unzustellbaren Nachrichten rechnen.
Weitere Informationen finden Sie im Artikel Wie richte ich mailbox für eine externe E-Mail-Adresse ein?.
Unified Mail
Die Funktion Unified Mail bietet den Vorteil, dass beim Einbinden mehrerer Postfächer die Ordner Gesendete Objekte und Posteingang aller Postfächer kombiniert werden. Dadurch bleibt Ihr mailbox Office übersichtlich.
Unified Mail einrichten
So richten Sie Unified Mail ein:
- Klicken Sie oben rechts auf das Zahnrad-Symbol und klicken Sie auf Alle Einstellungen
- Navigieren Sie in den Einstellungen zu Konten.
- Klicken Sie im Abschnitt Ihre Konten bei Ihrem externen Postfach auf Bearbeiten.
- Aktivieren Sie das Kästchen bei Unified Mail für dieses Konto verwenden.
- Um eine gemeinsame Ordnerstruktur für die eingebundenen Postfächer zu gewährleisten, definieren Sie unter Standardordner einheitliche Ordnernamen.
- Klicken Sie auf Speichern.
- Setzen Sie diese Einstellungen bei all Ihren Postfächern, auch bei Ihrem mailbox-Postfach.
Unified Mail einrichten
Wichtiger Hinweis zum Einbinden von Outlook Webmailer
Bitte beachten Sie, dass der Outlook Webmailer derzeit nicht in den mailbox-Webclient integriert werden kann.
Der Grund dafür ist, dass Microsoft für die Authentifizierung des Outlook Webmailers das Verfahren OAuth2/Modern Auth verwendet, welches von mailbox aktuell noch nicht unterstützt wird.
Diese Einschränkung betrifft ausschließlich die Einbindung des Outlook Webmailers in den mailbox-Webclient. Die Nutzung von Outlook als eigenständigen E-Mail-Client, beispielsweise auf dem PC, ist weiterhin uneingeschränkt möglich.
