Cache-Probleme bei Outlook

Cache-Fehler in Outlook beheben

Microsoft Outlook speichert viele Daten lokal auf dem Computer, um eine schnelle und teilweise auch offline nutzbare Arbeit zu ermöglichen. Dazu gehören unter anderem E-Mails, Kalender, Kontakte und Metadaten zur Synchronisation. Diese lokal gespeicherten Daten werden als Cache bezeichnet.

Kommt es zu Fehlern im Cache, kann die Synchronisation zwischen Outlook und dem Mail- oder Groupware-Server gestört sein. In der Praxis äußert sich dies durch unterschiedliche Fehlerbilder, die häufig nicht serverseitig verursacht sind, sondern ausschließlich den lokalen Outlook-Client betreffen.

Dieser Artikel beschreibt typische Symptome eines Cache-Fehlers und erklärt Schritt für Schritt, wie sich dieser beheben lässt.

Typische Anzeichen für einen Cache-Fehler

Ein beschädigter oder inkonsistenter Cache kann sich unter anderem durch folgende Probleme bemerkbar machen:

• Outlook zeigt dauerhaft den Status „Synchronisierung läuft …“, ohne dass neue E-Mails oder Kalendereinträge erscheinen.
• Fehlermeldungen wie „Die Verbindung zum Server ist fehlgeschlagen“ oder „Synchronisierung nicht möglich“ werden angezeigt.
• Einzelne E-Mails, Ordner oder Termine fehlen in Outlook, sind jedoch im Webmail (z. B. OX Web App) sichtbar.
• Outlook reagiert sehr langsam, friert ein oder stürzt während der Synchronisation ab.
• Kalender oder Kontakte werden nicht mehr aktualisiert oder lassen sich nicht öffnen.

Treten diese Symptome auf, liegt die Ursache häufig in einer beschädigten lokalen Datendatei oder in fehlerhaften Synchronisationsinformationen.

Mögliche Ursachen für Cache-Probleme

Cache-Fehler in Outlook können verschiedene Ursachen haben, unter anderem:

• Unerwartetes Beenden von Outlook oder des Betriebssystems
• Netzwerkunterbrechungen während der Synchronisation
• Sehr große Postfächer oder Kalender mit einer Vielzahl an Einträgen
• Fehlerhafte oder inkompatible Add-ins
• Versionswechsel oder Updates von Outlook
• Inkonsistente OST- oder PST-Dateien

Da Outlook serverseitige Daten lokal spiegelt, kann bereits eine kleine Inkonsistenz dazu führen, dass die Synchronisation vollständig blockiert wird.

Troubleshooting 1: Outlook-Cache durch Neuerstellung der OST-Datei zurücksetzen

Das Zurücksetzen des Outlook-Caches durch Neuerstellung der OST-Datei ist nur in der klassischen Outlook-Desktop-Version unter Windows möglich.

Die häufigste und effektivste Maßnahme bei Cache-Problemen ist das Neuaufbauen der lokalen Outlook-Datendatei (OST).

Vorgehensweise

1. Beenden Sie Outlook vollständig.
2. Öffnen Sie die Windows-Systemsteuerung.
3. Wechseln Sie zu Mail | Profile anzeigen.
4. Öffnen Sie das verwendete Outlook-Profil über Eigenschaften.
5. Klicken Sie auf Datendateien.
6. Merken Sie sich den Speicherort der OST-Datei.
7. Schließen Sie alle Fenster.
8. Navigieren Sie im Windows-Explorer zum Speicherort der OST-Datei.
9. Benennen Sie die Datei um (z. B. mailbox_alt.ost) oder löschen Sie sie.
10. Starten Sie Outlook erneut.

Outlook erstellt beim nächsten Start automatisch eine neue OST-Datei und synchronisiert sämtliche Daten erneut vom Server.

Hinweise

• Je nach Größe des Postfachs kann die Erstsynchronisation einige Zeit in Anspruch nehmen.
• Währenddessen kann Outlook langsamer reagieren oder eingeschränkt nutzbar sein.
• Es gehen keine serverseitigen Daten verloren, da diese erneut geladen werden.

Troubleshooting 2: Outlook im abgesicherten Modus starten (Add-ins prüfen)

Add-ins können ebenfalls Cache- oder Synchronisationsprobleme verursachen.

Vorgehensweise Add-ins prüfen

1. Schließen Sie Outlook.

2. Drücken Sie Windows-Taste + R.

3. Geben Sie folgenden Befehl ein:

   outlook.exe /safe

4. Starten Sie Outlook.

Funktioniert Outlook im abgesicherten Modus fehlerfrei, liegt die Ursache sehr wahrscheinlich an einem Add-in.

Add-ins deaktivieren

Die Verwaltung klassischer Add-ins ist ausschließlich im klassischen Outlook möglich. Im Web-Outlook stehen keine COM-Add-ins zur Verfügung. Der Abschnitt „Add-ins deaktivieren“ ist nicht gültig für:

• Outlook im Browser
• Neueste Outlook-Version
• outlook.live.com

Schritte zur Deaktivierung

1. Öffnen Sie Outlook.
2. Wechseln Sie zu Datei | Optionen | Add-ins.
3. Klicken Sie unten auf Gehe zu…
4. Deaktivieren Sie testweise alle Add-ins.
5. Aktivieren Sie diese anschließend einzeln wieder, um den Verursacher zu identifizieren.

Troubleshooting 3: Synchronisationseinstellungen überprüfen

In einigen Fällen ist die Cache-Nutzung selbst fehlerhaft konfiguriert.

Schritt-für-Schritt Anleitung

1. Öffnen Sie Outlook.
2. Wechseln Sie zu Datei | Kontoeinstellungen | Kontoeinstellungen…
3. Wählen Sie das betroffene Konto aus.
4. Klicken Sie auf Ändern.
5. Prüfen Sie, ob Exchange-Cache-Modus verwenden aktiviert ist.
6. Deaktivieren Sie den Cache testweise und starten Sie Outlook neu.
7. Aktivieren Sie den Cache anschließend wieder.

Diese Maßnahme zwingt Outlook ebenfalls dazu, die lokale Datenhaltung neu zu initialisieren.

Troubleshooting 4: Outlook-Profil neu erstellen

Wenn Cache-Fehler weiterhin bestehen, kann das gesamte Outlook-Profil beschädigt sein.

Schritt-für-Schritt Anleitung Profil neu erstellen

1. Öffnen Sie die Systemsteuerung.
2. Wählen Sie Mail | Profile anzeigen.
3. Klicken Sie auf Hinzufügen.
4. Erstellen Sie ein neues Profil und richten Sie das Konto erneut ein.
5. Legen Sie das neue Profil als Standard fest.
6. Starten Sie Outlook.

Ein neues Profil enthält keine fehlerhaften lokalen Einstellungen und behebt viele hartnäckige Probleme.

Wissenswertes

Cache-Fehler in Outlook sind ein häufiges, aber in der Regel clientseitiges Problem, das sich ohne serverseitige Eingriffe beheben lässt. Die effektivste Maßnahme ist das Zurücksetzen der lokalen Datendatei, da Outlook alle Inhalte erneut vom Server synchronisiert.

Sollten die Probleme weiterhin bestehen, empfiehlt sich die Prüfung von Add-ins oder die Neuerstellung des Outlook-Profils. Erst wenn diese Schritte keine Besserung bringen, sollte eine weitergehende Analyse erfolgen.