Gemeinsame Aufgabenverwaltung bei Familienaccounts
Gemeinsame Aufgabenlisten im Familien Account
Die in diesem Artikel beschriebenen Funktionen sind in allen Tarifen außer dem Light-Tarif verfügbar. Wenn Sie mindestens zwei Familien Accounts angelegt haben, können Sie innerhalb dieser Gruppe Kalender, Kontakte im Adressbuch, Aufgaben und Dateien gemeinsam bearbeiten und einsehen.
Freigaben in mailbox
Jede Freigabe („Share“), also alles, was geteilt werden kann, ist in mailbox als Ordner organisiert. Das Teilen von Adressbuch, Kalendern, Aufgaben und Dateiordnern folgt deshalb immer dem gleichen Schema.
Aufgabenordner im Familien Account anlegen
Um eine Aufgabenliste im Familien Account zu benutzen, muss zunächst ein Mitglied mit Familien Account einen neuen Aufgabenordner anlegen. Öffnen Sie dazu im mailbox Office den Reiter Aufgaben, klicken Sie auf den Link Neuen Ordner hinzufügen und geben Sie einen geeigneten Namen ein.
Abbildung 1: Legen Sie im Reiter Aufgaben einen neuen Aufgabenordner an, um gemeinsame To-do-Listen im Familien Account zu erstellen.
Um den neu angelegten Aufgabenordner anderen Mitgliedern der Gruppe zur Verfügung zu stellen, öffnen Sie das Kontextmenü des Ordners, das Icon mit den drei waagerechten Punkten und wählen Sie den Menüpunkt Freigeben / Berechtigungen. Datensätze werden nicht automatisch geteilt, ohne dass Sie die Freigaben konfiguriert haben.
Abbildung 2: Über das Kontextmenü mit den drei waagerechten Punkten lassen sich Aufgabenordner freigeben und Berechtigungen für andere Familienmitglieder festlegen.
Berechtigungen für Aufgabenordner
Im folgenden Dialogfeld Berechtigungen für Ordner Familien Aufgaben (Abbildung 3) können Sie mehrere oder alle Mitglieder Ihrer Gruppe hinzufügen. Dabei gibt es unterschiedliche Rollen, die Sie mit einem Klick auf das Aufklappmenü Details wählen können:
- Autor: Lese-, Schreib- und Löschberechtigung
- Überarbeiter: Lese- und Schreibrechte
- Betrachter: nur Lesen
Abbildung 3: Im Dialog Berechtigungen für Ordner Familien Aufgaben können Rollen wie Autor, Überarbeiter oder Betrachter festgelegt und Gruppenmitglieder hinzugefügt werden.
Geteilte Aufgabenordner verwenden
Alle Mitglieder der Gruppe, die Zugriff auf den geteilten Aufgabenordner erhalten haben, finden den Ordner im mailbox Office, im Reiter Aufgaben unter Freigegebene Aufgaben (Abbildung 4). Je nach Berechtigung können sie die Aufgaben bearbeiten, löschen oder neue Aufgaben hinzufügen.
Abbildung 4: Geteilte Aufgabenordner erscheinen für alle berechtigten Mitglieder im Reiter Aufgaben unter Freigegebene Aufgaben und können je nach Rolle gemeinsam bearbeitet werden.
Gäste hinzufügen
Der Eigentümer einer Aufgabenliste darf auch andere Benutzer, die nicht im Familien Account sind, hinzufügen – über das Eingabefeld Andere hinzufügen. So eingeladene Gäste erhalten stets nur lesenden Zugriff auf die mit ihnen geteilte Aufgabenliste.
