Gemeinsam Dateien verwalten in Familien-Accounts

Freigaben in mailbox

Jede Freigabe („Share“), also alles, was geteilt werden kann, ist in mailbox als Ordner organisiert. Das Teilen von Adressbuch, Kalendern, Aufgaben und Dateiordnern folgt deshalb immer dem gleichen Schema.

Gemeinsame Ordner im Familien-Account verwenden

Die in diesem Artikel beschriebenen Funktionen sind in allen Tarifen außer dem Tarif Light verfügbar. Wenn ein Familien-Account mindestens zwei Mitglieder hat, können Sie innerhalb dieser Gruppe Kalender, Kontakte im Adressbuch, Aufgaben und Dateien gemeinsam bearbeiten und einsehen.

Sie können Dokumente auch gleichzeitig bearbeiten - auch mit Bearbeitenden, die nicht Mitglied im Familien-Account sind.

Ordner im Familien-Account anlegen

Um einen Ordner gemeinsam im Familien-Account zu benutzen, muss zunächst ein Mitglied des Familien-Accounts einen neuen Ordner anlegen.

So legen Sie einen Ordner im Familien-Account an, wenn noch kein freigegebener Ordner vorhanden ist:

1. Öffnen Sie in mailbox Office den Bereich Drive.
2. Klicken Sie neben Meine Dateien auf das Symbol ... und anschließend auf Neuen Ordner hinzufügen.

   
   Neuen Ordner hinzufügen

3. Geben Sie einen geeigneten Namen für den Ordner ein.
4. Klicken Sie auf Hinzufügen.

Wenn Sie bereits einen Ordner im Familien-Account freigegeben haben, dann können Sie auch aus dem Kontextmenü dieses Ordners den Eintrag Neuen Ordner hinzufügen auswählen. Der neue Unterordner erhält dann automatisch die Berechtigungseinstellungen des übergeordneten Ordners.

Unterordner zu einem bestehenden geteilten Ordner anlegen

Ordner freigeben

So geben Sie einen Ordner für andere Mitglieder des Familien-Accounts frei:

1. Öffnen Sie das Kontextmenü des Ordners durch Klick auf das Symbol ... und wählen Sie die Option Freigeben / Berechtigungen. Alternativ können Sie auch den Ordner öffnen und dort die Schaltfläche Freigeben benutzen.

2. Bestimmen Sie, welche Personen Zugriff auf den Ordner haben sollen und welche Berechtigungen sie erhalten:

   
   Personen zum Ordner einladen und Berechtigungen erteilen

   Die folgenden Rollen und Berechtigungen stehen zur Verfügung:

   • Administrator: Lese-, Schreib- und Löschrechte, Dateifreigabe (auch für Gäste)
   • Autor: Lese-, Schreib- und Löschrechte
   • Überarbeiter: Lese- und Schreibrechte
   • Betrachter: nur Leserechte

3. Unter Details können Sie die Standardrechte weiter einschränken bzw. erweitern.

4. Verfassen Sie optional eine Einladungsnachricht.

5. Klicken Sie auf Speichern.

In der Eigentümer-Ansicht erscheint der freigegebene Ordner unter Meine Freigaben.

Freigegebene Ordner verwenden

Für Mitglieder des Familien-Accounts erscheint der freigegebene Ordner in mailbox Office unter Drive > Freigegebene Dateien.

Je nach Berechtigung können sie Dateien in dem Ordner bearbeiten, löschen, neue Dateien hinzufügen oder für weitere Nutzer freigeben.

Jede Datei, die in einem freigegebenen Ordner erstellt wird, ist für alle anderen Personen sichtbar, die Zugriff auf diesen Ordner haben. Nur der Eigentümer bzw. Administrator kann kontrollieren, wer die Dateien (oder auch Ordner) lesen und verändern kann. Seien Sie daher vorsichtig mit freigegebenen Ordnern und hinterlegen Sie dort nur Daten, wenn Sie den anderen Personen vertrauen.

Gäste hinzufügen

Der Eigentümer bzw. Administrator kann einen Ordner auch für andere Benutzer freigeben, die nicht Mitglied des Familien-Accounts sind. Sie erscheinen im Dialog für die Ordner-Berechtigungen als Gast.

Eingeladene Gäste können den freigegebenen Ordner nur über den persönlichen Einladungslink öffnen, den sie per E-Mail erhalten haben. Der Ordner wird nicht automatisch in die eigene Ordner-Übersicht eingebunden.

Achtung

Gäste, die per öffentlichem Link auf einen freigegebenen Ordner zugreifen, haben ausschließlich Leserechte.