Gemeinsam Dateien verwalten in Familien
Gemeinsame Ordner im Familien Account
Die in diesem Artikel beschriebenen Funktionen sind in allen Plänen außer dem Light-Tarif verfügbar. Wenn Sie mindestens zwei Familien Accounts angelegt haben, können Sie innerhalb dieser Gruppe Kalender, Kontakte im Adressbuch, Aufgaben und Dateien gemeinsam bearbeiten und einsehen. Ein Mitglied des Familien Accounts legt einen neuen Aufgabenordner an, der mit Mitgliedern des Familien Accounts geteilt werden soll. Sie können Dokumente auch gemeinsam, gleichzeitig bearbeiten (auch mit Bearbeitenden, die nicht Mitglied im Familien Account sind).
Freigaben in mailbox
Jede Freigabe („Share“), also alles, was geteilt werden kann, ist in mailbox als Ordner organisiert. Das Teilen von Adressbuch, Kalendern, Aufgaben und Dateiordnern folgt deshalb immer dem gleichen Schema.
Neuen Ordner im Familien Account anlegen
Öffnen Sie dazu im mailbox Office den Reiter Drive (das Icon mit der Wolke (1)), klicken Sie dort auf Neu | Ordner (2) und geben einen geeigneten Namen ein (3).
Abbildung 1: Screenshot folgt in Kürze.
Haben Sie bereits vorher Ordner im Familien Account geteilt, dann können Sie auch aus dem Kontextmenü des Eintrags Familien-Ordner (4) den Eintrag Neuen Ordner anlegen (5) auswählen. Dieses Menü steht allerdings erst zur Verfügung, wenn bereits Ordner angelegt wurden. Um den neu angelegten Ordner anderen Mitgliedern der Gruppe zur Verfügung zu stellen, wählen Sie den Menüpunkt Freigeben / Berechtigungen aus dem Kontextmenü (5). Sie können auch in den Ordner wechseln und dort den Link Freigeben (6) benutzen.
Abbildung 2: Screenshot folgt in Kürze
Berechtigungen vergeben
Im folgenden Dialogfeld (Abbildung 3) können Sie Mitglieder Ihrer Gruppe als Administrator (kann die Datei selbst auch freigeben), Autor (mit Lese-, Schreib- und Löschberechtigung), Überarbeiter (mit Lese- und Schreibrechten) oder Betrachter (kann nur lesen) hinzufügen.
Abbildung 3: Screenshot folgt in Kürze
Mit dem Aufklappmenü Details lassen sich Zugriffsrechte noch detaillierter einstellen. Dabei gilt:
- Tragen Sie einfach die Mail-Adresse der Person, die Sie hinzufügen möchten, im Feld Name oder Mail-Adresse ein.
- Nur Benutzer der Rolle Administrator an einer Datei können Benutzern, die nicht Mitglied des Familien Accounts sind, Zugriff auf diese gewähren.
- Nutzer, die nicht Mitglied des Familien Accounts sind, erhalten nur lesenden Zugriff.
Geteilte Ordner verwenden
Alle Benutzer, die Zugriff auf den geteilten Ordner erhalten haben, finden ihn fortan im mailbox Office, im Reiter Drive unter Freigegebene Dateien (Abbildung 4). Je nach Berechtigung können sie Dateien in dem Ordner bearbeiten, löschen, neue Dateien hinzufügen oder mit weiteren Nutzern teilen.
Abbildung 4: Screenshot folgt in Kürze
Jede Datei, die in einem freigegebenen Ordner erstellt wird, ist für alle anderen Personen sichtbar, die Zugriff auf diesen Ordner haben. Nur der Administrator kann kontrollieren, wer die Dateien (oder auch Ordner) lesen und verändern kann. Seien Sie vorsichtig mit geteilten Ordnern und hinterlegen Sie dort nur Daten, wenn Sie sich sicher sind.
