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Gemeinsame Kalender in Teams

Die in diesem Artikel besprochenen Funktionen sind in allen Tarifen außer dem LIGHT-Tarif verfügbar. Wenn Sie mindestens zwei mailbox.org-Team-Accounts angelegt haben, können Sie innerhalb dieser Gruppe Kalender, Kontakte im Adressbuch, Aufgaben und Dateien gemeinsam bearbeiten und einsehen. 

Freigaben in mailbox.org

Jede Freigabe ("Share"), also alles was geteilt werden kann, ist in mailbox.org als Ordner organisiert. Das Teilen von Addressbuch, Kalendern, Aufgaben und Dateiordnern folgt deshalb immer dem gleichen Schema.

Um einen Kalender im Team zu benutzen, muss zunächst ein Mitglied mit Team-Account einen neuen Kalender anlegen. Dazu müssen Sie im mailbox.org-Office (Abbildung 1) den Reiter "Kalender" öffnen (1) , auf den Link "Neuen Kalender hinzufügen"  klicken (2) und einen geeigneten Name neingeben (3):

Abbildung 1: Klicken Sie auf den Link "Neuen Kalender hinzufügen"

Um den neu angelegten Kalender anderen Mitgliedern der Gruppe zu Verfügung zu stellen, öffnen Sie das Kontextmenü des Kalenders (Abbildung 2), durch einen Klick auf das Icon mit den drei waagerechten Linien (4)  und wählen Sie den Menüpunkt "Freigeben / Berechtigungen" (5).

Abbildung 2: Ist der neue Kalender erstellt, können Sie ihn über das Kontextmenü freigeben.

Im folgenden Dialogfeld "Berechtigungen für Ordner "Team Mail Kalender " (Abbildung 3) können Sie mehrere oder alle Mitglieder Ihrer Gruppe hinzufügen. Dabei gibt es unterschiedliche Rollen, die Sie mit einem Klick auf das Aufklappmenü "Details" wählen können:

  • "Autor": Lese-, Schreib- und Löschberechtigung
  • "Überarbeiter": Lese- und Schreibrechte
  • "Viewer": nur Lesen

Abbildung 3: Über die Berechtigungen des jeweiligen Ordners können Sie festlegen, wer welchen Zugriff auf den Kalender erhält. 

Alle Mitglieder der Gruppe, die Zugriff auf den geteilten Kalender erhalten haben, finden es im mailbox.org-Office, im Reiter „Kalender“ unter „Freigegebene Kalender“ (Abbildung 4). 

Abbildung 4: Ein freigegebener Kalender erscheint unter dem gleichnamigen Menüpunkt.

Der Eigentümer eines Kalenders darf auch andere Benutzer, die nicht im Team sind, hinzufügen – über das Eingabefeld "Andere hinzufügen". So eingeladene Gäste erhalten stets nur lesenden Zugriff auf den mit ihnen geteilten Kalender. Nach der Einladung erhalten Gäste einen Link via E-Mail – mit der Information, jemand habe ihnen einen Ordner freigegeben, hier den Team-Kalender.