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Gemeinsame Aufgabenverwaltung in Teams

Die in diesem Artikel besprochenen Funktionen sind in allen Tarifen außer dem LIGHT-Tarif verfügbar. Wenn Sie mindestens zwei mailbox.org-Team-Accounts angelegt haben, können Sie innerhalb dieser Gruppe Kalender, Kontakte im Adressbuch, Aufgaben und Dateien gemeinsam bearbeiten und einsehen.

Freigaben in mailbox.org

Jede Freigabe ("Share"), also alles was geteilt werden kann, ist in mailbox.org als Ordner organisiert. Das Teilen von Addressbuch, Kalendern, Aufgaben und Dateiordnern folgt deshalb immer dem gleichen Schema.

Um eine Aufgabenliste im Team zu benutzen, muss zunächst ein Mitglied mit Team-Account einen neuen Aufgabenordner anlegen. Dazu müssen Sie im mailbox.org-Office (Abbildung 1) den Reiter "Aufgaben" öffnen (1) , auf den Link "Neuen Ordner hinzufügen"  klicken (2) und einen geeigneten Name eingeben (3):

Abbildung 1: Klicken Sie auf den Link "Neuen Ordner hinzufügen", um ein gemeinsam genutzte Aufgabenliste für das Team zu erstellen. 

Um den neu angelegten Aufgabenordner anderen Mitgliedern der Gruppe zu Verfügung zu stellen, öffnen Sie das Kontextmenü des Ordners (das Icon mit den drei waagerechten Linien, (4) Abbildung 2) und wählen Sie den Menüpunkt "Freigeben / Berechtigungen" (5). Datensätze werden nicht automatisch geteilt, ohne dass Sie die Freigaben konfiguriert haben.

Abbildung 2: Ist die Aufgabenliste erstellt, kann Sie es über das Kontextmenü freigegeben werden.

Im folgenden Dialogfeld "Berechtigungen für Ordner "Team Aufgaben" " (Abbildung 3)  können Sie mehrere oder alle Mitglieder Ihrer Gruppe hinzufügen. Dabei gibt es unterschiedliche Rollen, die Sie mit einem Klick auf das Aufklappmenü "Details" wählen können:

  • "Autor": Lese-, Schreib- und Löschberechtigung
  • "Überarbeiter": Lese- und Schreibrechte
  • "Betrachter": nur Lesen

Abbildung 3:  Über die Berechtigungen des jeweiligen Ordners können Sie festlegen, wer welchen Zugriff auf die Aufgabenliste erhält. 

Alle Mitglieder der Gruppe, die Zugriff auf den geteilten Aufgabenordner erhalten haben, finden den Ordner im mailbox.org-Office, im Reiter „Aufgaben“ unter „Freigegebene Aufgaben“ (Abbildung 4). Sie können dann (je nach Berechtigung) die Aufgaben bearbeiten, löschen oder neue Aufgaben hinzufügen:

Abbildung 4: Eine freigegebene Aufgabenliste erscheint unter dem gleichnamigen Menüpunkt. 

Der Eigentümer einer Aufgabenliste darf auch andere Benutzer, die nicht im Team sind, hinzufügen – über das Eingabefeld "Andere hinzufügen". So eingeladene Gäste erhalten stets nur lesenden Zugriff auf die mit ihnen geteilte Aufgabenliste.