Wir bieten jetzt auch für Businesskunden sowie für Schulen und Lehrer sichere Videokonferenzen für mehr als 10 Teilnehmer an.
Nähere Infos dazu weiter unten in diesen FAQ.

mailbox.org bietet Ihnen auch sichere Videokonferenzen. Diese Software läuft DSGVO-konform ausschließlich auf unseren Servern in Deutschland. Wir sammeln in den ersten Wochen noch Erfahrungen über Art und Umfang der Nutzung, um für unsere Videokonferenzen optimal Rechenkapazitäten bereitstellen zu können. Bitte haben Sie darum Verständnis, dass die Videokonferenzen in den ersten Wochen als Beta-Phase anlaufen und vorerst auf maximal 10 Teilnehmer pro Konferenz beschränkt sind. Auf Basis der gesammelten Erfahrungen werden wir das Angebot mittelfristig anpassen und ausbauen.

Sie können auch externe Benutzer einladen. Diese müssen keine mailbox.org-Kunden sein. Der Zutritt erfolgt jeweils über Link und Passwort.

Da bei Videochats bestimmte technische aber auch organisatorische Voraussetzungen erfüllt sein müssen, haben wir nachfolgend für Sie eine Übersicht erstellt.


Die Qualität der Videokonferenzen

Videokonferenzen – egal bei welchem Anbieter – belasten ältere Rechner naturgemäß stark, da die Darstellung mehrerer Videobilder gleichzeitig sehr rechenlastig ist. Eventuell könnten Darstellungsprobleme also jeweils auch aufgrund sehr alter oder leistungsschwacher Hardware entstehen bzw. auch damit zusammenhängen, wie viele Teilnehmer aktuell in der Konferenz mit eingeschalteter Kamera teilnehmen. Auch benötigen Videobilder eine große Bandbreite, die ggf. bei Mobilfunkverbindungen oder schwachen Internet-Anbindungen nicht ausreichend zur Verfügung steht. 


Weitere Faktoren, die die Qualität von Videokonferenzen beeinflussen:

  •  schlechte W-LAN Verbindung durch weite räumliche Entfernung vom Access Point zu Hause.
  •  intensive Nutzung der Internetbandbreite durch andere im Haushalt anwesende Personen zur gleichen Zeit.
  •  unterwegs bei Nutzung mit Smartphone: schlechter Netzempfang, langsame Datenverbindung
  •  Nutzung zu einer Zeit von allgemein großer Internetnachfrage in der Nachbarschaft (etwa in einem Vorort am Wochenende).
  •  Konfiguration des Endgerätes, das Sie nutzen (vergleichen Sie ggf. mit einem anderen Gerät).
  •  Verwendung einer langsamen oder falsch konfigurierten VPN Verbindung


Bitte beachte Sie diese Punkte, sollten Sie mit der Qualität der Videokonferenz nicht zufrieden sein.


Welche Browser werden vom mailbox.org Videochat unterstützt?

Verschiedene Browser haben die für Videokonferenzen notwendige Technologie unterschiedlich gut implementiert. Bitte nutzen Sie nur die empfohlenen Browser, gerade "Drittbrowser" auf Mobilgeräten haben oft eine schlechte Unterstützung für Videokonferenzen. Am besten funktionieren chromiumbasierte Browser. Konkret getestet haben wir:

  • Chrome 85
  • Brave 1.14.84
  • Vivaldi 3.3.2022.47
  • Firefox ist der Browser am Markt mit dem besten Datenschutz, mit den Firefox-Hauptversionen ("ESR-Versionen") klappen Konferenzen normalerweise ausreichend gut. Firefox 81 lieferte ab und zu bei unseren Tests ein pixeliges Videobild in der Ausgabe und funktionierte bei einigen Tests teilweise gar nicht.


Organisatorische Tipps für Moderator und Teilnehmer

Allgemeine Checkliste für die Teilnahme an A/V-Konferenzen

Wenn Sie zum ersten mal eine eigene Videokonferenz ausrichten, hilft Ihnen unsere kleine Checkliste eventuell bei den organisatorischen Vorbereitungen um die wichtigsten Klippe zu umschiffen:

  1. Sind alle Updates installiert, damit das Betriebssystem nicht kurz vor der Sitzung einen Neustart möchte und sich für diesen dann 30min Zeit nimmt?
  2. Für Konferenzen via Web-Client: Ist Ihr Web-Browser aktuell?
  3. Funktioniert das Headset oder gibt es alternativ wenigstens Kopfhörer, damit auf Lautsprecherausgabe verzichtet werden kann (die unangenehme Rückkopplungen erzeugen)?
  4. Falls weder Headset noch externes Mikrofon vorhanden sind und ein Notebook verwendet wird:
    1. Ist eine externe Tastatur und Maus zur Verfügung, die statt der Notebook-eigenen Maus und Tastatur verwendet werden kann? Das Interne Notebook-Mikrofon nimmt sehr wahrscheinlich die Tipp- und Klickgeräusche von der Notebook-Tastatur und -Maus auf und überträgt sie störend an die anderen Teilnehmer*innen.
    2. Falls es sich bei Ihrem Notebook-Modell um eins mit aktivem Lüfter handelt: Bitte besorgen Sie sich bei Gelegenheit ein externes Mikrofon oder Headset, denn das interne Mikrofon wird sehr wahrscheinlich die Lüfter-Geräusche aufnehmen.
  5. Für Video-Konferenzen: Funktioniert die Kamera?
  6. Ist ihr Aufenthaltsort während der Konferenz "konferenzfreundlich"? Sehr große, hallende Räume ziehen bspw. den Effekt nach sich, dass in der Übertragung der Hall der Stimme dominanter übertragen wird als die Stimme selbst, was das Zuhören sehr anstrengend macht.
  7. Falls Zugangsdaten bereits vorliegen: Haben Sie vorab kurz einen Verbindungstest vorgenommen, damit am Tag der Konferenz nicht alles völlig neu ist und Sie vor allem wissen, wie Sie Kamera und Mikrofon aus- bzw. stummschalten können?
  8. Stellen Sie sicher, dass Sie stabile Internetverbindung verfügen. Weitere Details unter Punkt "Technische Voraussetzungen".
  9. Tipp: Bei mehreren Teilnehmern, sollte der Moderator die drei nächsten Sprecher zeitgleich aufrufen. Diese können sich dann vorbereiten und entsprechend das Mikrofon freischalten kurz bevor sie dran sind.

Häufige Fragen

Für wen stehen die sicheren Videokonferenzen zur Verfügung?

Wir bieten unsere Videokonferenzen in unterschiedlicher Konfiguration für diese Gruppen an:

  • Privatkunden
  • Business Kunden
  • Lehrer und Schulen


Sichere Videokonferenzen für Business-Kunden - Details

Unsere Kunden unter mailbox.org/business sind zumeist größere Kunden mit umfangreicheren Ansprüchen.

Aktuell bieten wir hier zwei Optionen an:

  1. Auf Anfrage können wir diesen Kunden ein eigenes sicheres Videokonferenzsystem anbieten, das auch Konferenzen mit über hundert Teilnehmern ermöglicht. Dieses baut auf einer anderen Videokonferenz-Technologie auf.

    Sprechen Sie uns einfach an: business-support at mailbox.org

  2. Jitsi-basierte Konferenzen mit bis zu 25 Teilnehmern stehen für unsere Business-Kunden zur Verfügung, wenn die Accounts über den 2,50 € Postfach Tarif (MailXL) verfügen. Nutzer dieser Accounts können jeweils zwei Konferenzräume eröffnen.
    Werden im Unternehmen mehr Konferenzräume benötigt, stellen Sie einfach weitere Accounts auf den MailXL Tarif um.
    Natürlich werden diese Videokonferenzen DSGVO-konform in unseren deutschen Rechenzentren betrieben.


    Einstellungsoptionen im Businesskunden Admin-Bereich

    Anlässlich der anhaltenden Corona-Pandemie sind die sicheren Videokonferenzen auch für Geschäftskunden ohne Aufpreis im 1-Euro-Tarif inklusive. Dies gilt bis zum 1. März 2021.

Können mailbox.org Business-Kunden Videokonferenzen aktivieren oder auch deaktivieren?

Das neue Feature „Videokonferenz“ ist zunächst für alle mailbox.org Business-Kunden und deren Postfächer freigeschaltet und sofort nutzbar. Sollte sich Ihr Unternehmen jedoch gegen die Verwendung dieses Features entscheiden, so kann dies zentral für alle Postfächer in der Business-Account-Verwaltung deaktiviert werden. Bitte loggen Sie sich dazu mit dem Administratoren Acocunt in die Verwaltung unter https://setup.mailbox.org ein.


Welche Angebote gibt es für Schulen und Lehrer und wie können diese das sichere Videokonferenzsystem nutzen?

Sie können unsere Videokonferenzen jetzt sogar in Klassenstärke für einen DSGVO-konformen Online-Unterricht bei Corona-Quarantänen nutzen. Dafür haben wir ein Sonder-Paket geschnürt und stellen Schulen, aber auch einzelnen Lehrkräften, eine zeitlich unlimitierte Videokonferenzlösung mit bis zu 50 Teilnehmern zur Verfügung.

Dieses Angebot ermöglichen wir bis zum 1. März 2021 jedem 1,- €-Tarif.

Das Paket ist auf individuelle Anfrage und Freischaltung durch unser Support-Team verfügbar. Bitte wenden Sie sich an lehrkraefte at mailbox.org und nennen uns Ihren mailbox.org-Account sowie die Schule, an der Sie unterrichten.


Wo finde ich den Button zur Videokonferenz?

Die Schnellzugriffsymbole in der Benutzeroberfläche von mailbox.org-Office oben lassen sich mittels Rechtsklick (1)  sehr einfach einstellen. Auch über den App Launcher  kommen Sie zu den Videokonferenzen. Die Einstellungen (2) finden Sie unter Einstellungen- mailbox.org - Videokonferenzen.

Benötige ich für mailbox.org Videokonferenzen eine eigene Software?

Nein, unsere Lösung läuft im üblichen Webbrowser und kann überall verwendet werden.

Für mobile Devices (Android, iOS) kann je nach Vorlieben die App "Jitsi Meet" installiert werden, diese ist aber nicht notwendig.

Sie finden die optionale "Jitsi Meet" App hier:

Für Android über F-Droid App Store

Für iOS im Apple Store


Wie kann ich einen Videoraum eröffnen?

Wählen Sie im mailbox.org Office den Einstellungsbereich ("Einstellungen" > "mailbox.org" > "Videokonferenzen"). Dort können Sie derzeit zwei mit einem Passwort geschützte Videoräume einrichten. Bitte beachten Sie bei der Eröffnung, dass Ihre Raumnamen keine Sonderzeichen enthalten dürfen. Des Weiteren muss der Name zwischen 3 und 32 Zeichen lang sein und darf aus Groß- und Kleinbuchstaben sowie Zahlen bestehen. Ihr Passwort muss aus mindestens 8 Zeichen bestehen und Zahlen und Buchstaben, sowie Groß- und Kleinbuchstaben enthalten. Mit Klick auf "Neuen Videokonferenzraum anlegen" erstellen Sie Ihren eigenen Videoraum. Die maximale Teilnehmeranzahl ist auf 10 Personen begrenzt (inkl. Ersteller).


Kann ich einen Raum ohne Passwort anlegen?

Nein, dies ist zum Schutz unserer Infrastruktur und Ihrer Daten nicht möglich.


Kann ich als Ersteller des Videoraums andere Teilnehmer von einem Meeting ausschließen?

Nein, diese Funktion ist nicht aktiv und kann nicht genutzt werden. Teilen Sie den Link nur mit Personen, denen Sie Zugang gewähren möchten. Als Lösung bleibt nur das Setzen eines neuen Passwortes.


Gibt es eine Moderatorenrolle mit erweiterten Berechtigungen?

Nein, alle Teilnehmer sind gleichberechtigte Moderatoren. Es empfiehlt sich aber trotzdem formell einen Moderator festzulegen, wenn es sich um ein geordnetes Meeting handeln soll. Dieser hat dann das Einverständnis der anderen Teilnehmer, dass er zum Beispiel alle Teilnehmer stummschalten und eine Sprechreihenfolge vorgeben kann.



Ich habe Bild- und Tonschwierigkeiten. Woran kann das liegen?

Dafür gibt es in aller Regel drei Hauptursachen:

  1. Sie verwenden einen sehr alten Browser oder eine Browserversion, die bekanntermaßen für Videokonferenzen nicht geeignet ist
  2. Ihre PC-Hardware ist schon deutlich älter und mit der Darstellung vieler gleichzeitiger Videos überfordert
  3. Ihr Internet-Anschluss hat nur eine geringe Bandbreite und/oder ist in seiner Qualität stark schwankend mit kurzzeitigen Aussetzern

Beachte Sie dazu unsere obigen Ausführungen zur "Qualität der Videokonferenzen".


Wie kann ich das Mikrofon oder die Kamera auswählen?

Unter "Weitere Einstellungen" (siehe Bildschirmabzug unten) > "Einstellungen" > "Geräte" können Sie das zu verwendende  Mikrofon bzw. die Kamera auswählen.
Bitte beachten Sie, dass diese auch in den Browserberechtigungen freigegeben werden müssen. Nach dem Beitreten zum Videochat werden Sie in den Standardeinstellungen vom Browser nach einer Zugriffsberechtigung gefragt. Bestätigen Sie diese bitte.

Weitere Einstellungen


Warum kann ich meine Kamera nicht freigeben?

Achten Sie darauf, dass die Kamera korrekt angeschlossen ist. Zudem könnte die Kamera durch eine andere Anwendung blockiert sein. Beispiel: Videokonferenz in anderem Browser.


Mein Ton klirrt und ist deutlich verzerrt oder ist viel zu leise

In Ihren Einstellungen können Sie den Aufnahmepegel Ihres Mikrofons und die Lautstärke der Lautsprecher regeln. Schauen Sie dort nach passenden Einstellungen die nicht zu laut und nicht zu leise sind.


Kann ich Tastatur-Shortcuts verwenden?

Ja, unter "Weitere Einstellungen" > "Tastenkürzel anzeigen" sehen Sie alle verfügbaren Shortcuts.


Wie kann ich die Sprache ändern

Unter "Weitere Einstellungen" > "Einstellungen" > "Mehr" können Sie individuell die Anzeigesprache für Ihre Session abändern.


Ich habe Bild- und Tonschwierigkeiten. Woran kann das liegen?

Dafür gibt es in aller Regel drei Hauptursachen:

  1. Sie verwenden einen sehr alten Browser oder eine Browserversion, die bekanntermaßen für Videokonferenzen nicht geeignet ist
  2. Ihre PC-Hardware ist schon deutlich älter und mit der Darstellung vieler gleichzeitiger Videos überfordert
  3. Ihr Internet-Anschluss hat nur eine geringe Bandbreite und/oder ist in seiner Qualität stark schwankend mit kurzzeitigen Aussetzern

Beachte Sie dazu unsere obigen Ausführungen zur "Qualität der Videokonferenzen".



Der Ton eines anderen Meetingteilnehmers ist viel zu laut

In Ihren Einstellungen können Sie die Wiedergabelautstärke ihres Meetingteilnehmers regeln. Schauen Sie bei ausgeschalteter Kachelansicht auf das Miniaturbild des entsprechenden Teilnehmers. Passen Sie die Lautstärke entsprechend an, indem Sie mit der Maus über die drei Punkte unten links fahren.


Wenn ich einen Videoraum aufrufe werde ich immer nach einem Passwort gefragt, das jedoch nie akzeptiert wird

Dies kann drei Ursachen haben:

  1. Ihren Videoraum gibt es nicht mehr oder hat es unter diesem Namen noch nie gegeben. Auch beim Aufruf nicht-existenter Raumnamen fragt unser System (scheinbar) nach einem Passwort.
  2. Sie haben einen Schreibfehler im Namen des Videoraums und damit in der Webadresse bzw. im Raumnamen – Groß- und Kleinschreibung beachten!
  3. Der Besitzer des Videoraums hat das Passwort geändert.


Wie werden die Konferenzdaten verschlüsselt?

Zunächst sind alle Verbindungen zu unseren Systemen wie gewohnt mit HTTPS-verschlüsselt und laufen ausschließlich über unsere Systeme; natürlich verschlüsselt mit TLS 1.2 oder 1.3 und unseren SSL-Zertifikaten mit DANE-Validierung. Eine darüber hinausgehende, zusätzliche Ende-zu-Ende Verschlüsselung ist in dieser Beta-Version derzeit ausgeschaltet.


Gibt es eine Chatfunktion?

Ja, unter "Chat öffnen/schließen" gibt es die Chatfunktion. Dort werden Ihnen auch über Push angezeigt, wenn es neue Nachrichten gibt.


Kann man auch an einzelne User private Nachrichten schicken?

Ja, über die drei Punkte in den Fenstern können Sie über "private Nachricht senden" an einzelne Teilnehmer private Nachrichten schicken.


Kann man die Einblendungen zu Meetingbeginn und -ende deaktivieren?

Nein, dies ist nicht möglich.


Mit welcher Bild-Auflösung wird die Konferenz derzeit betrieben?

Aktuell nutzen wir eine Auflösung 427x240 Bildschirmpunkten, um Bandbreite zu sparen und die Konferenz auch auf älteren Rechnern flüssig laufen zu lassen. Nehmen nur zwei Personen an einer Videokonferenz teil, ist die Videoauflösung höher. Wir beobachten dies in den nächsten Wochen und passen Qualität und Auflösung immer wieder an.

Wenn Sie die Bildschirmfreigabe für Dokumente, Tabellenkalkulation oder Webseiten nutzen, so wird stets die Auflösung des teilenden Gerätes dafür genutzt.