Gemeinsame Adressbücher in Teams

Die in diesem Artikel besprochenen Funktionen sind in allen Tarifen außer dem LIGHT-Tarif verfügbar. Wenn Sie mindestens zwei mailbox.org-Team-Accounts angelegt haben, können Sie innerhalb dieser Gruppe Kalender, Kontakte im Adressbuch, Aufgaben und Dateien gemeinsam bearbeiten und einsehen. Im globalen Adressbuch sind bereits alle Teammitglieder eingetragen, dennoch kann ein separates, geteiltes Adressbuch für das Team sinnvoll sein.

Freigaben in mailbox.org

Jede Freigabe ("Share"), also alles was geteilt werden kann, ist in mailbox.org als Ordner organisiert. Das Teilen von Addressbuch, Kalendern, Aufgaben und Dateiordnern folgt deshalb immer dem gleichen Schema.

Abbildung 1: Alle Mitglieder eines Teams sehen sich standardmäßig im Globalen Addressbuch.

Um ein Adressbuch im Team zu benutzen, muss zunächst ein Mitglied mit Team-Account ein neues Adressbuch anlegen. Dazu müssen Sie im mailbox.org-Office den Reiter "Adressbuch" öffnen (1) , auf den Link "Neues Adressbuch hinzufügen" klicken ((2), Abbildung 2) und einen geeigneten Namen eingeben (3):

Abbildung 2: Klicken Sie auf den Link "Neues Adressbuch hinzufügen"

Um das neu angelegte Adressbuch anderen Mitgliedern der Gruppe zu Verfügung zu stellen, öffnen Sie das Kontextmenü des Adressbuches (Abbildung 3) durch einen Klick auf das Icon mit den drei waagerechten Linien (4) und wählen Sie den Menüpunkt "Freigeben / Berechtigungen" (5).

Abbildung 3: Ist das Adressbuch erstellt, können Sie es über das Kontextmenü freigeben.

Im folgenden Dialogfeld "Berechtigungen für Ordner "Team Mail Adressbuch"" können Sie mehrere oder alle Mitglieder Ihrer Gruppe hinzufügen. Dabei gibt es unterschiedliche Rollen, die Sie mit einem Klick auf das Aufklappmenü "Details" wählen können:

"Autor": Lese-, Schreib- und Löschberechtigung
"Überarbeiter": Lese- und Schreibrechte
"Betrachter": nur Lesen

Abbildung 4: Berechtigungen für einzelne User und deren Zugriff auf das Adressbuch setzen.

Alle Mitglieder der Gruppe, die Zugriff auf das geteilte Adressbuch erhalten haben, finden es im mailbox.org-Office, im Reiter "Adressbuch" unter "Freigegebene Adressbücher" (Abbildung 5). Sie können dann (je nach Berechtigung) die Adressen bearbeiten, löschen oder neue Adressen hinzufügen:

Abbildung 5: Ein freigegebenes Adressbuch erscheint unter dem gleichnamigen Menüpunkt.

Der Eigentümer eines Adressbuchs darf auch andere Benutzer, die nicht im Team sind, hinzufügen – über das Eingabefeld "Andere hinzufügen". So eingeladene Gäste erhalten stets nur lesenden Zugriff auf das mit ihnen geteilte Adressbuch.