Updates: Haben Sie alle Updates des Betriebssystems installiert, damit der Rechner nicht kurz vor der Sitzung einen Neustart möchte und daraufhin länger nicht verfügbar ist? Ist Ihr Browser auf dem aktuellen Stand?
Kopfhörer: Funktioniert das Headset? Gibt es eine Alternative, zumindest Kopfhörer, damit Sie wenn nötig auch auf die Lautsprecherausgabe verzichten können und/oder unangenehme Rückkopplungen vermeiden?
Störgeräusche: Verwenden Sie immer eine externe Tastatur, Maus und ein separates Mikrofon, wenn möglich. Das Arbeiten am Notebook erzeugt laute Tipp- und Klickgeräusche auf dem eingebauten Mikrofon. Ebenso kann der Ventilator durch die für die Videokonferenz notwendige Rechenleistung hörbar anlaufen, um das System zu kühlen. Beides vermag die Aufnahme des Audio-Signals in Konferenzen signifikant zu stören.
Kamera: Haben Sie getestet, ob die Kamera funktioniert?
Raum: Ist ihr Aufenthaltsort "konferenzfreundlich"? Sehr große, hallende Räume lassen den Nachhall der Stimme in der Übertragung dominanter wirken als die Stimme selbst. Sie sind dann für die anderen Teilnehmer der Konferenz schwer verständlich.
Zugangsdaten: Haben Sie vor Beginn der eigentlichen Konferenz einen Verbindungstest unternommen? Funktionieren Ihre Zugangsdaten, können Sie den Konferenzraum betreten?
Sichere Benutzung: Haben Sie stummschalten, Video an/aus und andere Kernfunktionen getestet und sind Sie sicher im Umgang mit diesen?
Internetverbindung: Stellen Sie eine schnelle Internetverbindung sicher. Kabel sind gegenüber mobilen oder WLAN-Verbindungen zu bevorzugen.
Moderation / Vorstellung: Lassen Sie alle Teilnehmer eine kurze Selbstvorstellung machen. Bei mehreren Teilnehmern bietet es sich an, die nächsten Sprecher als kleine Gruppe von drei oder vier Teilnehmern gleichzeitig aufrufen, damit diese nacheinander sprechen können und Zeit haben, sich vorzubereiten. So kann jeder Mikrofon und Kamera aktivieren und sich vorbereiten, bevor er dran ist.